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Quand déclarer un traitement au CIL ?

Page publiée le 20 octobre 2011, mise à jour le 20 juin 2016

Préalablement à la mise en œuvre du traitement du fichier contenant des données personnelles.

Vous avez une idée de traitement et vous savez que vous allez manipuler des données à caractère personnel : Quand faut-il contacter le CIL ?

L’idéal est de contacter le Correspondant informatique et libertés dès la rédaction du cahier des charges du traitement ou dès que le projet semble suffisamment avancer pour répondre aux questions de type "quelles sont les données collectées", "quelle est la finalité du traitement".

En effet, plus on prend en compte les contraintes liées à la protection des données à caractère personnel tôt, plus vite le dossier sera instruit.

Quels sont les délais ?
Cela dépend du traitement réalisé. Dans les cas habituels une à quatre semaines selon les cas doivent suffire pour effectuer l’inscription au registre (le temps de faire les vérifications d’usage, de prendre en compte les éventuelles recommandations du CIL).

Dans le cas de certains traitements de recherche nécessitant une autorisation ou un avis de la CNIL cela peut être beaucoup plus long (plus de deux mois).

Dans le cas particulier de la recherche médicale, il est aussi nécessaire de tenir compte des délais propre à l’avis préalable du Comite consultatif sur le traitement de l’information en matière de recherche dans le domaine de la santé (CCTIRS) [1] et à un Comité de Protection des Personnes (CPP).

Dans le cas de projets de recherche qui s’intéressent aux données sensibles telles que les infractions, les condamnations, la santé, la vie sexuelle, les opinions politique, religieuse, philosophique ou les origines raciales ou ethnique (cf. rubrique concernée) il est aussi nécessaire d’obtenir l’accord de la CNIL.

Le traitement existe déjà
Si le traitement existe déjà et qu’il n’est pas déclaré, il est URGENT de prendre contact avec le Correspondant informatique et libertés de l’établissement afin de régulariser la situation.
Courriel : cil.demandes-chez-cnrs.fr

Adaptation d’un article de François Girault (Univ. de Caen)


Notes

[1] Le CCTIRS émet un avis sur :

  • la méthodologie de la recherche ;
  • la nécessité du recours à des données nominatives ;
  • la pertinence des données nominatives par rapport à l’objectif de la recherche.