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Obligations d’information

Page publiée le 9 novembre 2011, mise à jour le 13 janvier 2012

 Quelles informations à fournir aux personnes concernées ?

Les informations à transmettre systématiquement à la personne concernée sont :

  • l’identité du responsable du traitement ou de son représentant ;
  • la finalité poursuivie par le traitement ;
  • le caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;
  • les conséquences éventuelles, à son égard, d’un défaut de réponse ;
  • les destinataires des données ;
  • les droits et moyens d’accès, d’opposition et de rectification ;
  • le cas échéant, les transferts de données envisagés à destination d’un État non membre de la Communauté européenne.

En pratique

Les informations peuvent être délivrées par tous moyens, par exemple :
  • par courrier électronique ou lettre d’information ;
  • par affichage dans les locaux recevant les personnes concernées ;
  • par annonce dans le journal d’information de l’organisme concerné ;
  • par mention sur un questionnaire, un formulaire de collecte de données en ligne ;
  • au cours d’un entretien individuel….

Des modèles de note d’information sont disponibles sur le site

 Recueil de données par questionnaire

Si les données sont recueillies par voie de questionnaire, les informations suivantes doivent en outre être mentionnées sur le questionnaire :

  • l’identité du responsable du traitement ou de celle de son représentant ;
  • la finalité poursuivie par le traitement ;
  • le caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;
  • les droits d’accès, d’opposition et de rectification.

 Autre type de recueil de données par voie indirecte

Lorsque les données ne sont pas recueillies auprès de la personne concernée, toutes les informations relatives au traitement citées en préalable, doivent être fournies à la personne concernée dès l’enregistrement des données ou, si une communication de ces données à des tiers est envisagée, au plus tard lors de la première communication.

Exemple :
C’est le cas si les données sont recueillies directement auprès du responsable d’un autre traitement.

 Utilisation de données collectées initialement pour une autre finalité

Lorsque les données ont été initialement recueillies pour un autre objet, toutes ces informations doivent également être fournies à la personne concernée, sauf si :

  • la personne concernée est déjà informée ;
  • son information se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés par rapport à l’intérêt de la démarche.

Attention L’impossibilité d’informer les personnes concernées doit pouvoir être justifiée auprès du CIL et de la CNIL.

 Cas des données anonymisées

Lorsque les données sont appelées à faire l’objet dans un bref délai d’un procédé d’anonymisation, les informations qui doivent être délivrées à la personne concernée peuvent se limiter à l’identité du responsable du traitement et à la finalité poursuivie par le traitement.