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Utilisation du numéro de sécurité sociale (NIR)

Page publiée le 9 novembre 2011, mise à jour le 19 décembre 2011

Le NIR, numéro d’inscription au Répertoire National d’Identification des Personnes Physiques (RNIPP), communément appelé numéro de sécurité sociale, est un élément d’identification des personnes physiques. La gestion du NIR est confiée à l’INSEE

 En quoi les libertés de la personne sont concernées ?

Le NIR n’est pas un numéro comme les autres. Il est particulier car il est :

  • signifiant - il est composé d’une chaîne de caractères qui permettent de déterminer le sexe, le mois et l’année de naissance, et dans la majorité des cas, le département et la commune de naissance en France ou l’indication d’une naissance à l’étranger ;
  • unique et pérenne - un seul numéro est attribué à chaque individu dès sa naissance.

La loi "Informatique et Libertés" a toujours soumis à des exigences procédurales particulières l’utilisation du NIR ou, ce qui a été considéré comme revenant au même, le recours au RNIPP. En effet, les craintes suscitées par la généralisation d’un identifiant national et unique qui rendrait plus aisées les possibilités de rapprochements de fichiers ont conduit le législateur à encadrer strictement l’utilisation de ce numéro.

 Que faire ?

Lorsque l’on envisage l’enregistrement et/ou l’utilisation du NIR, on doit tout d’abord s’assurer du fait que cette utilisation est légale. En effet, l’enregistrement du numéro de sécurité sociale dans un traitement est notamment autorisé :

  • dans les fichiers de paie et de gestion du personnel pour l’établissement des bulletins de paie et des différentes déclarations sociales obligatoires (décret n° 91-1404 du 27 décembre 1991) ;
  • dans le cadre de la prise en charge des frais de maladie (articles R.115-1 et R.11 5-2 du code de la sécurité sociale).

Les états produits et les documents édités ne peuvent donc porter mention de ce numéro que dans le cadre des opérations précitées. Cette règle s’applique même dans le cas de logiciels intégrés de gestion et de paie qui doivent être paramétrés pour limiter l’utilisation du numéro de sécurité sociale aux seules opérations précédemment décrites.

En particulier, le numéro de sécurité sociale ne fait pas partie de la liste des informations qui doivent figurer dans le registre unique du personnel, fixée par les articles L.620-3 et R. 620-3 du code du travail, (L1221-13 à 15 depuis 2008) et ne doit donc pas être enregistré dans ce cadre.

Le numéro de sécurité sociale d’un employé ne peut donc pas être utilisé comme numéro de matricule unique pour l’identifier dans tous les fichiers de gestion des ressources humaines de son entreprise ou de son administration.

En dehors des cas visés ci-dessus, l’utilisation du numéro de sécurité sociale ne peut être autorisée que dans le cadre d’un décret en Conseil d’État ou arrêté pris après avis de la CNIL.