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Annuaires en ligne

Page publiée le 30 novembre 2011, mise à jour le 24 juillet 2012

Sauf exception les annuaires des personnels (et en particulier des chercheurs) des unités mixtes pouvant être consultés librement sur le WEB doivent être déclarés au Correspondant informatique et libertés s’ils sont conformes aux spécifications de l’avis émis par la CNIL (délibération N° 96-065 du 9 juillet 1996) Attention : les annuaires internes sont couverts par la Norme simplifiée N°46.

Les annuaires de laboratoire et les pages personnelles diffusées sur les sites Web des laboratoires entrent-elles dans la liste des traitements à recenser ?

  • Les annuaires contenant des données personnelles ou permettant d’identifier par recoupement des personnes doivent être déclarés. Les personnes concernées doivent être informées de la mise en place de cet annuaire. Voir l’article concernant le message d’information à leur transmettre.
  • Les pages personnelles publiées sur le site d’un laboratoire sont considérées comme ayant une finalité d’information et donc bénéficient d’une dispense de déclaration dispense N° 7 de la CNIL

Nous gérons un annuaire des personnels du laboratoire. Que faut-il faire au regard de la loi Informatique et libertés ?


Si les données collectées, les destinataires de ces dernières et la durée de conservation sont en tout point conformes aux spécifications de l’avis émis par la CNIL (délibération N° 96-065 du 9 juillet 1996) il vous suffit de faire une déclaration au Correspondant informatique et libertés du CNRS.
La déclaration n’est pas la seule mesure à mettre en place lors d’un traitement de données personnelles. Vous êtes tenu en tant que responsable de traitement d’une obligation d’information et de sécurité.

Nous souhaitons mettre en ligne sur l’extranet de notre site accessible via un login et mot de passe un annuaire des anciens participants aux symposia organisés par un consortium dont nous faisons partie. Outre le CNRS, des ministères et des organismes de recherche constituent le consortium. Quelle institution doit faire la déclaration de l’annuaire et à qui ?


Le responsable du traitement n’est pas le CNRS mais plutôt le consortium. En effet afin de protéger toutes les données personnelles de tous les membres il apparait préférable de déclarer le traitement au nom de ce dernier et faire la déclaration à la CNIL.

Nous réalisons un recensement national des recherches sur un domaine scientifique. A cet effet, toute personne menant des recherches dans ce domaine peut renseigner une fiche nominative dans un annuaire en ligne. Quel type de déclaration devons-nous faire ?


L’annuaire en ligne en tant que tel est un traitement de données personnelles au sens de la législation française car il contient des données à caractère personnel (nom, prénom…).
Ce traitement peut bénéficier d’une dispense de déclaration dispense N° 7 de la CNIL car, d’après la CNIL pour entrer dans le champs d’application de cette dernière, il doit « avoir pour seules finalités la constitution et l’exploitation d’un fichier d’adresses à des fins d’information ou de communication externe se rapportant au but ou à l’activité poursuivie par la personne physique ou morale qui met en œuvre le traitement, à l’exclusion de toute sollicitation commerciale ».
Cet annuaire en tant que tel répond bien à cette définition.
Vous êtes néanmoins tenu en tant que responsable de traitement d’une obligation d’information et de sécurité.