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Délais de conservation des archives des documents administratifs des délégations, des services et des unités du CNRS

Page publiée le 6 décembre 2012, mise à jour le 4 octobre 2016

La direction des Archives de France a engagé en juin 2005, en étroite collaboration avec la direction du CNRS et les représentants de plusieurs délégations, une réflexion sur les règles de tri et de conservation des archives des délégations du CNRS. L’objectif est d’améliorer la collecte des archives publiques de la recherche en France.

Dans ce cadre, un groupe de travail réunissant des représentants de la direction des Archives de France, des Archives nationales (Centre des archives contemporaines, échelon central des missions), des services d’archives départementales, du comité pour l’histoire du CNRS, des délégations du CNRS et du service des archives de la délégation de Paris - Michel-Ange, a élaboré ces derniers mois la présente instruction de tri et de conservation.

Cet outil doit permettre une gestion efficace des documents par les services qui les produisent, et une bonne conservation des archives historiques par les services publics d’archives territorialement compétents.

En vertu de son statut d’établissement public, le CNRS produit des archives publiques, selon la définition donnée par l’article L 211-4 du code du patrimoine. La gestion de ses archives entre donc dans le champ de la législation et de la réglementation en la matière, en particulier du livre II du code du patrimoine et des décrets d’application de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives (notamment le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979). Les archives du CNRS sont inaliénables et imprescriptibles. Elles doivent être communiquées sous réserve des délais fixés par les articles L 213-1 à 213-3 du code du patrimoine. Elles ne peuvent par ailleurs être éliminées qu’avec le visa de l’administration des archives.

Délais de conservation des documents administratifs du CNRS

Source http://www.dgdr.cnrs.fr/bo/2007/12-...

Instruction n° DAF-DPACI-RES-2007-002 du 15 janvier 2007 concernant le traitement et la conservation des archives des délégations du CNRS et des unités de recherche et de service

EXTRAITS

 Lieux de versement des archives historiques

Les archives de la délégation seront versées aux archives départementales du siège de cette délégation. Les archives des unités de recherche le seront aux archives départementales du lieu d’implantation géographique principal de l’unité. Dans le cas d’unités à implantations multiples c’est cette règle qui s’appliquera sauf conventions particulières. Pour l’Ile-de-France, les archives des délégations et unités seront versées aux Archives nationales (voir annexe n° 2).

Dans le cas d’unités mixtes de recherche hébergées dans des locaux autres que ceux du CNRS (universités, autres EPST, etc.), la gestion des archives de ces UMR par la structure d’hébergement sera privilégiée (par exemple, si une UMR est implantée dans les locaux d’une université, les archives de l’UMR seront gérées par l’université).

 Présentation du tableau d’archivage

Résultat des réflexions du groupe de travail mis en place en juin 2005, le tableau d’archivage annexé à la présente instruction, est un outil prévisionnel de gestion des archives. En fournissant un cadre normatif, il détermine le cycle de vie des documents produits ou reçus par les délégations, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, y compris les documents électroniques, selon la définition des archives fournie par l’article L 211-1 du code du patrimoine. Il propose enfin des règles de conservation pour chaque type de documents.

Le tableau s’articule selon une logique strictement fonctionnelle et non organisationnelle, afin de ne pas être trop fréquemment remis en cause par l’évolution inévitable des organigrammes. Reprenant les principales missions des délégations, il se décline en trois grands ensembles :

  • I. Délégué et son équipe
  • II. Soutien technique et administratif aux unités de recherche et de service
  • III. Unités de recherche et de service

 Utilisation du tableau d’archivage

Le tableau d’archivage se décline en quatre colonnes.

La première colonne est consacrée à la typologie des documents. Elle recense les différentes catégories de documents produits ou reçus par délégations dans le cadre de leur activité.

La deuxième colonne indique la “ DUA ”, durée d’utilité administrative.

Cette durée, qui commence à compter de la clôture du dossier, correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés dans les bureaux des délégations ou unités de recherche, soit en vertu des prescriptions réglementaires, soit parce qu’ils restent nécessaires et utiles à la bonne marche des services ou à leur information. La DUA est définie “ par accord entre l’administration concernée et la direction des Archives de France ” (article 15 du décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979).

La troisième colonne indique le sort final qui doit être appliqué aux documents au terme de la DUA. Elle envisage trois possibilités, indiquées par trois lettres différentes :

  • “ C ” pour conservation définitive et intégrale des documents dont l’intérêt historique le justifie, dans le service public d’archives départementales territorialement compétent. Au moment du versement dans ces services, la liste des documents arrivés au terme de leur DUA et voués à la conservation intégrale et définitive doit être reprise dans un bordereau de versement, conformément à l’article 18 du décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 (voir annexe n° 4) ;
  • “ T ” pour tri : les documents doivent être triés avant versement afin de distinguer ceux qui, en vertu de leur intérêt historique, seront conservés définitivement dans le service public d’archives départementales territorialement compétent, de ceux qui, après visa d’un bordereau d’élimination, peuvent être éliminés ; les modalités de ce tri sont précisées dans la colonne “ Observations ”.
  • “ D ” pour destruction intégrale et définitive des documents. La liste des documents arrivés au terme de leur DUA et voués alors à la destruction est reprise dans un bordereau d’élimination qui doit être visé par le directeur des archives départementales territorialement compétent préalablement à toute destruction, conformément à l’article 16 du décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 (voir annexe n° 3) ; la destruction des documents doit être certifiée et opérée par incinération ou dilacération, à l’exclusion du compactage et du recyclage ;

La quatrième colonne apporte toutes les observations nécessaires à la compréhension et à la mise en œuvre des éléments portés dans les trois autres colonnes (textes réglementaires, modalités de tri…).

Voici un exemple :

Type de document

DUA

Sort final

Observations

Comptes rendus des réunions du conseil de service et du comité des directeurs de laboratoires

8 ans

C

Les autres collections de comptes rendus qui peuvent exister à la délégation sont à détruire.

Il importe de préciser que les DUA et les sorts finaux sont des minima à respecter : aucun document ne peut être soit versé, soit trié, soit éliminé avant le terme de la DUA ; celle-ci peut cependant être prolongée si le producteur des documents en émet le souhait, en liaison avec le service d’archives départementales territorialement compétent. De même, par accord mutuel, des documents dont le tableau prévoit l’élimination peuvent être conservés si cela est jugé utile ; en revanche, aucun document dont la conservation définitive est prévue par le tableau, ne doit être éliminé.

 Archives électroniques

Enfin tous les documents devenant archives dès leur création, ceux produits dans un environnement électronique ont vocation à être conservés dans ce même environnement et selon les procédures élaborées pour l’archivage électronique, de même que tout document produit sur un support papier a vocation à être conservé sur support papier.

[...]

 Mise en œuvre du tableau d’archivage

Pour assurer une bonne gestion des archives courantes au quotidien, responsabilité qui revient au producteur des documents, ainsi qu’une collecte efficace des archives historiques à l’expiration des délais d’utilité administrative, objectifs du tableau d’archivage, il est indispensable que chaque délégation désigne en son sein un responsable des archives qui sera le correspondant du service d’archives départementales concerné. Ce correspondant prépare les bordereaux d’élimination et bordereaux de versements (voir annexes nos 3 et 4), en lien avec les archives territorialement compétentes. Il est instamment demandé aux archives départementales accueillant des versements de bien vouloir adresser au siège de l’établissement public une copie du bordereau de versement (archives du siège du CNRS, 3 rue Michel-Ange, 75794 Paris Cedex 16).

TABLEAUX

 I. Délégué et équipe de direction

Type de document

DUA

Sort final

1 – Délégué et adjoint(s)

   

Dossiers par thème, par service ou par affaire

8 ans ou validité de l’acte engagé
(ex : délégation de signature)

T

Participation à des comités et des conseils extérieurs

Validité

D

Agendas

4 ans

D

2 – Secrétariat, affaires générales

   

Organigramme fonctionnel

Validité

C

Comptes rendus des réunions du conseil de service et du comité des directeurs de laboratoires

8 ans

C

Cahier d’enregistrement du courrier (départ/arrivée)

5 ans

D

Chrono courrier départ/arrivée

5 ans

D

Notes de service du délégué

Validité

T

Délégation de signature

Validité

D

Règlement intérieur

Validité

C

Rapports d’activité de la délégation

8 ans

C

Groupe objectifs moyens (GOM)

8 ans

C

Bilans, statistiques

8 ans

C

Tableaux de bord

4 ans

C

Documents reçus du siège pour information

Validité

D

Contrats quadriennaux d’établissement

8 ans

D

Convention de création d’unité ou de structures fédératives (UPR, UMR, FR, IFR …)

8 ans

D

Conventions collectives locales

8 ans

C

Contrats de plan Etat région (CPER)

14 ans

D

 II. Soutien technique et administratif aux unités de recherche et de service

Type de document

DUA

Sort final

1 - Gestion des ressources humaines

a- Politique générale

   

Accord national : convention

Validité

D

Temps de travail, grille des salaires : dossier de négociation, convention, protocole d’accord

Validité de l’accord

C

Registre d’hygiène et de sécurité

5 ans

D

b- Représentation du personnel

   

Elections des délégués du personnel : liste des votants, liste des candidats, convocations, bulletin de vote, procès-verbal d’élection, arrêté de nomination

6 ans

T

Dossier de réunion de la commission paritaire consultative : convocation, ordre du jour, compte rendu, dossiers examinés

6 ans

T

Dossier de réunion du comité d’hygiène et de sécurité : convocation, ordre du jour, compte rendu, dossiers examinés

6 ans

T

Déroulement des conflits sociaux : préavis de grève, liste de grévistes, tracts, correspondance, notes

6 ans

C

c- Suivi des postes et recrutement hors concours

   

Bilan social

5 ans

C

Gestion des effectifs budgétaires : plan d’occupation des postes

10 ans

C

Dossiers de candidature sans suite

2 ans

D

Dossiers de stagiaires non rémunérés : demandes de stages, rapports de stages et mémoires

5 ans

T

d- Organisation des concours

Organisation des concours de recrutement :


-  Règlement (nombre de postes, calendrier, etc.)


-  Liste des candidats admis à concourir


-  Jury (composition, convocations, listes d’émargement, ordres de mission, indemnisations, etc.)


-  Sujets

5 ans

T

Dossiers d’inscription (fiches individuelles de renseignements, copies de diplômes, titres et travaux, etc.)

5 ans

D

Documents produits par les candidats et copies d’épreuves

1 an

T

Résultats des concours de recrutement : procès-verbaux d’examen, d’admissibilité, d’admission, registre des admis, arrêtés

5 ans

C

e- Gestion individuelle des personnels

   

Dossiers individuels des personnels titulaires ou temporaires (contrats à durée déterminée, vacations, boursiers-docteurs-ingénieurs…)

90 ans à compter de la date de naissance

T

f- Gestion collective des personnels (avancement, horaires, congés, etc.)

Avancements et promotion : propositions et décisions

5 ans

T

Demandes et tableaux de congés

2 ans

D

g- Formation permanente

   

Plans de formation

10 ans

C

Organisation matérielle des sessions de formation

2 ans

D

Catalogues d’organismes de formation ou du service de formation

2 ans

T

Supports de formation

2 ans

T

Conventions avec les participants des formations

5 ans

D

Demandes de stage formulées par les agents

2 ans

D

Dossiers d’inscription aux stages et formations

2 ans

D

Listes de présence aux formations

2 ans

D

Bilans de formation

2 ans

C

h- Gestion de la paie

   

Bulletins de salaire

5 ans

D

Livre de paie

50 ans

C

Journal de paie et bordereaux récapitulatifs

50 ans

D

Déclaration annuelle des salaires (DADS)

50 ans

D

Récapitulatifs des montants mensuels

5 ans

D

Balances comptables mensuelles de la paie

5 ans

D

Justifications nominatives mensuelles

5 ans

D

Fiches récapitulatives annuelles de paie

5 ans

D

Gestion des cotisations sociales :


- déclarations

50 ans

D


- états de contrôles

5 ans

D

Honoraires, frais de déplacements : pièces justificatives, ordres de mission

Quitus de la Cour des comptes + 1 an

D

Indemnités journalières : bordereau de reversement reçu des organismes sociaux

5 ans

D

Dossier de saisie et opposition sur salaire

Jusqu’à la mainlevée

D

Dossier de contrôle de l’URSSAF

D’un contrôle à l’autre

D

i- Action sociale

   

Procès-verbaux de la commission régionale d’action sociale

8 ans

C

Dossiers d’aides et prestations : demandes, pièces justificatives, décisions (logement, prêts, crèches, etc.)

5 ans

D

j- Médecine de prévention

Dossiers médicaux individuels :

 

 


- agents exposés à des risques particuliers

50 ans après la fin d’activité

D


- autres agents

30 ans après la fin d’activité

D

2- Affaires financières et comptables

   

a- Budget et finances

Réglementation

Validité

D

Prévisions budgétaires, indicateurs d’activité : notes, correspondance, propositions des services, tableau

5 ans

C

Correspondance, notes produites par le service financier et comptable

5 ans

T

Notification de crédits

5 ans

D

Acquisition de ressources propres (subventions, contrats de recherche, dons et legs, etc.) : correspondance, arrêtés de subvention, contrats et rapports d’exécution, etc.

5 ans

C

Versements de subventions ou partenariats financiers : correspondance, arrêté de subvention, rapport d’exécution

Quitus de la Cour des comptes + 1 an

T

b- Comptabilité générale

   

Ordonnancement : mandats, ordres de recettes y compris annulation et ré-imputation, journaux d’émission des mandats et des produits, comptes des charges et produits

Quitus de la Cour des comptes + 1 an

D

Grands livres généraux et annexes

Quitus de la Cour des comptes + 1 an

C

Balances comptables, état des stocks, état des avances sur missions, état de contrôles, état des charges à payer et des produits à recevoir, cessions de créances, oppositions, nantissements et leurs justifications

Quitus de la Cour des comptes + 1 an

D

Caisse : livre de caisse, cahier de tenue, souches de carnets de chèque, relevés de comptes

Quitus de la Cour des comptes + 1 an

D

Régie d’avances et recettes décision de création

Régie de recette : cahier d’enregistrement des recettes, relevé de caisse, état journalier, bordereau de transmission des chèques, bordereau de remise en banque

Balance et journal général de régie, procès-verbaux de vérification

Quitus de la Cour des comptes + 1 an

 

D

C

Comptes et bilans, inventaire mobilier et immobilier

Quitus de la Cour des comptes + 1 an

C

Contrôle de la Cour des comptes : documents comptables présentés, rapports

15 ans

C

Commentaires : les règles actuellement en vigueur relatives au délai de conservation des archives comptables sont régies par la note du 25 novembre 1999 de l’agent comptable principal du CNRS. C’est sur cette base que, sur le plan comptable, la DUA et le sort final ont été fixés. Toutefois, certaines évolutions comme la conservation des comptes financiers à compter de l’exercice 2005 dans les délégations et la suppression prochaine des mandats de paiement par exemple nécessitent sans doute une mise à jour de ces règles. Dans le domaine comptable, et dans un souci d’efficacité, d’harmonisation des procédures et de gain de temps, le pilotage et la validation de ces règles doivent nécessairement associer l’agent comptable principal du CNRS.

c- Marchés

   

Consultation des entreprises et attribution des marchés :


- “ Dossier général ”

 

 

Procédure fructueuse

10 ans à compter de la notification

T

Procédure non fructueuse

5 ans à compter de la constatation de l’infructuosité

D

Commissions d’ouverture des candidatures et des offres : rapports, procès verbaux

10 ans après la fin de mandature

C

Candidatures et offres non retenues

5 ans à compter de la notification du marché à l’entreprise retenue, sous réserve d’absence de recours

D

Pièces contractuelles et pièces de procédure des marchés :

 

 


- marchés de travaux

30 ans à compter de la réception des travaux

T


- marchés d’études et de services

10 ans à compter de la réception des travaux ou du terme du service

T

Pièces comptables d’exécution des marchés

10 ans à compter de la réception des travaux, des fournitures ou des prestations

T

3- Affaires juridiques

   

Dossiers de contentieux


- procédures civiles


- procédures pénales

1 an après épuisement de toutes les voies de recours

idem

D

4- Affaires immobilières et mobilières, logistique, prévention et sécurité

Inventaire de l’actif

5 ans

D

Dossiers des biens dont le CNRS est propriétaire et dont la délégation a la jouissance : actes d’acquisitions, d’échanges et de ventes, plans des locaux

30 ans après l’aliénation du bien

C

Dossiers des biens que la délégation loue : baux de location, reçus, réquisitions , conventions, correspondance

5 ans après la fin du bail ou de la convention

T

Dossiers techniques et administratifs de construction ou d’aménagement d’envergure : étude architecturale, plans, descriptif, autorisations administratives

Durée d’occupation des lieux ou au minimum 30 ans

C

Dossiers techniques et administratifs de construction ou d’aménagement mineurs

30 ans

D

Entretien des bâtiments : contrat d’entretien, convention avec une entreprise prestataire de services

Validité

+ 10 ans

D

Acquisition du matériel et des fournitures : documentation, garanties et catalogues des fournisseurs, contrats de location ou d’échange

Validité

D

Relevés d’utilisation et synthèses des relevés d’utilisation des appareils

3 ans

D

Vente ou mise au rebut de matériel, de mobilier ou de véhicule usagés

10 ans

D

Gestion du parc de véhicules :

 

 


- réglementation

Validité

D


- planning des réservations et des conducteurs

1 an

D


- dossier par véhicule (assurance, contrôle technique, état matériel, réparations, consommation)

Durée d’utilisation du véhicule + 1 an

D

Gaz, électricité, eau et téléphone :

 

 


- dossiers d’installation

Validité

D


- plans des réseaux

Validité

C


- relevés de consommation, état statistique et suivi annuel des comptes

2 ans

D


- doubles des factures

5 ans

D

Assurances :

 

 


- contrats et polices

3 ans après la fin du contrat

D


- dossiers de règlement de sinistres

10 ans

T

Sécurité et prévention :

 

 


- réglementation

Validité

D


- autorisations, agréments et déclarations de détention de matières sensibles (installations classées pour la protection de l’environnement – ICPE-, …), habilitation

Validité

C


- plan de sécurité

Validité

C


- registre de sécurité, main-courante

Validité

C


- rapport de vérification concernant la sécurité des installations et des bâtiments

Temps d’occupation

D


- consignes d’incendie

Idem

D


- comptes rendus de tournées, CHS

3 ans

D


- avis (projet immobilier, évaluation unité)

Temps d’occupation

D


- dossiers d’incidents

Validité

T


- document d’évaluation des risques

Validité

T


- plans de prévention, permis de feu

3 ans

D

5 - Informatique et systèmes d’information

Documents de conception et de suivi des applications : tests de validation, manuel utilisateur, licence, mode d’emploi, notice technique

Durée de fonctionnement de l’application

D

6 – Gestion des partenariats de recherche

Conventions, avenants et annexes, rapports, bilans

5 an après la fin de la convention

T

Accords-cadres

Validité

D

7 – Valorisation, gestion de la propriété industrielle et de l’intéressement

Contrats de recherche (tous partenaires)

10 ans

C

Dossiers “ projets de valorisation ” :


- déclarations d’invention


- demandes de soutien

10 ans

D

Contrats de licence et brevets

25 ans

D

8- Communication, relations extérieures

Organisation de manifestations, dossiers par manifestation : cahier des charges, programme, invitations, listes d’invités, bilan

5 ans

T

Production d’outils de communication (publications papier, plaquettes, affiches, vidéos, cédérom, site internet…) :


- dossier préparatoire : notes, manuscrits, cahiers des charges, devis d’impression, contrats et avenants, bon à tirer, maquettes graphiques, comptes rendus de réunions de comités de rédaction

5 ans

T


- document final

Validité

C

 III. Unités de recherche et de service

Type de document

DUA

Sort final

1– Affaires générales

Comptes rendus de réunions de service, de conseils de laboratoire, etc.

2 ans

C

Règlement intérieur

Validité

C

Notices, éléments sur l’histoire de l’unité ou du laboratoire, ses différents rattachements

Validité

C

Chronos du courrier départ et arrivée

5 ans

T

Agendas du directeur de l’unité ou du laboratoire

2 ans

C

Elections au conseil de laboratoire

Durée du mandat + 1 an

C

2– Ressources humaines

   

Dossiers de candidatures sans suite

2 ans

D

Personnel non rémunéré par les tutelles

5 ans après le départ de la personne

C

Personnel rémunéré par les tutelles

Jusqu’au départ de l’agent

D

Missions des personnels : pièces justificatives des frais etc.

Quitus de la cour des comptes + 1 an

D

3– Prévention et sécurité

   

Document d’évaluation des risques

Validité

T

Documents liés à la réglementation en vigueur

Validité

T

4– Matériels

   

Bons de commande, factures de matériels

1 an

D

Archives techniques : plans d’équipements de machines, de construction de laboratoires, etc.

Durée de vie de l’équipement ou de la construction

T

Documentation technique : mode d’emploi, garantie

Durée de vie de l’équipement

D

5– Production scientifique

   

Archives autres que papier : son, image, échantillon

Durée d’exploitation des données

T

Publications des chercheurs et “ Hyper article en ligne – HAL ”


- 

-

Littérature grise : mémoires universitaires antérieurs ou postérieurs à la thèse, autres travaux

Validité

T

Thèses de doctorat


- 

-

Cahiers de laboratoire ou cahiers de manipulation

25 ans

C

Supports de cours

Validité

T

Plaquettes de présentation de l’unité de recherche ou du laboratoire

Validité

C

Rapports d’activité de l’unité ou du laboratoire

2 ans

C

Rapports d’activité des chercheurs

5 ans

C

Voir aussi
Référentiel de gestion des archives de la recherche
http://www.cil.cnrs.fr/CIL/spip.php...