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Faites l’état de vos traitements

Le CNRS a l’obligation de faire un recensement exhaustif des traitements en cours de l’ établissement et comportant des données personnelles (permettant l’identification des personnes) et de sa mise à jour à chaque modification des caractéristiques de ces traitements au sens de la loi "Informatique et libertés".

Le Correspondant informatique et libertés est chargé de faire ce recensement (cf note du Directeur général délégué aux ressources du 23 septembre 2011 aux directeurs d’Institut, directeurs fonctionnels et délégués régionaux).

Votre direction, service, délégation, unité traite de nombreux fichiers qui peuvent comporter des données personnelles.

Pour vous permettre d’effectuer le recensement des traitements concernés il vous suffit de remplir le formulaire excel téléchargeable ici avec un mémo explicatif et le faire parvenir à cil.demandes-chez-cnrs.fr

L’équipe CIL est à votre disposition pour vous aider à le remplir. N’hésitez pas à la contacter.


Extrait du décret d’application du 20 octobre 2005

Article 47

Le responsable des traitements fournit au correspondant tous les éléments lui permettant d’établir et d’actualiser régulièrement une liste des traitements automatisés mis en oeuvre au sein de l’établissement, du service ou de l’organisme au sein duquel il a été désigné et qui, à défaut de désignation d’un correspondant, relèveraient des formalités de déclaration prévues par les articles 22 à 24 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée.

Article 48

Dans les trois mois de sa désignation, le correspondant à la protection des données à caractère personnel dresse la liste mentionnée à l’article 47. La liste précise, pour chacun des traitements automatisés :

1° Les nom et adresse du responsable du traitement et, le cas échéant, de son représentant ;

2° La ou les finalités de traitement ;

3° Le ou les services chargés de le mettre en œuvre ;

4° La fonction de la personne ou le service auprès duquel s’exerce le droit d’accès et de rectification ainsi que leurs coordonnées ;

5° Une description des catégories de données traitées, ainsi que les catégories de personnes concernées par le traitement ;

6° Les destinataires ou catégories de destinataires habilités à recevoir communication des données ;

7° La durée de conservation des données traitées.

La liste est actualisée en cas de modification substantielle des traitements en cause. Elle comporte la date et l’objet de ces mises à jour au cours des trois dernières années.

Le correspondant tient la liste à la disposition de toute personne qui en fait la demande.

Une copie de la liste est délivrée à l’intéressé à sa demande. Le responsable des traitements peut subordonner la délivrance de cette copie au paiement d’une somme qui ne peut excéder le coût de la reproduction.

Lorsque la liste ne recense pas la totalité des traitements mis en oeuvre par le responsable, elle mentionne que d’autres traitements relevant du même responsable figurent sur la liste nationale mise à la disposition du public en application de l’article 31 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée.

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