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Correspondant Informatique et Libertés

Centre national de la recherche scientifique

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Modèles de message d’information

 Modèle de message d’information tenant compte des obligations du règlement européen

« Les informations recueillies vous concernant font l’objet d’un traitement destiné à : (coordonnées du responsable de traitement – et représentant et du CIL)
Pour la finalité suivante :….
Les destinataires de ces données sont : ……
La durée de conservation des données est de
Vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité, d’effacement de celles-ci ou une limitation du traitement.
Vous pouvez vous opposer au traitement des données vous concernant et disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment en vous adressant à :…..
Vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. ».

 Information sur un formulaire de collecte de données

Lorsque la collecte d’informations se fait par voie de questionnaire, la loi prévoit l’obligation de mentionner sur celui-ci certaines des prescriptions ci-dessous énoncées

[ indiquer ici l’identité du responsable du traitement ] Les informations portées sur ce formulaire sont obligatoires - facultatives. [préciser] Elles font l’objet d’un traitement informatisé destiné à ............. [préciser la finalité] . Les destinataires des données sont : ………………… [préciser].

Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978 modifiée, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez vous adresser à ……………………………… [préciser le service chargé du droit d’accès]

" Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant " [à ne pas faire figurer si le traitement présente un caractère obligatoire.]

Exemple


 Information destinée à l’affichage

" Le(s) service(s) [citer le nom du ou des services concernés] dispose(nt) de moyens informatiques destinés à gérer plus facilement ... [indiquer la finalité du traitement].

Les informations enregistrées sont réservées à l’usage du (ou des) service(s) concerné(s) et ne peuvent être communiquées qu’aux destinataires suivants : [préciser les destinataires]. Conformément aux articles 39 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne peut obtenir communication et, le cas échéant, rectification ou suppression des informations la concernant, en s’adressant au service [citer le nom du service ou des services concernés] avec copie à info.contact@cil.cnrs.fr.

Toute personne peut également, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement des données la concernant "[à ne pas faire figurer si le traitement présente un caractère obligatoire.]


 Panneau d’information à l’entrée d’un établissement sous vidéosurveillance

Nous vous informons que cet établissement est placé sous vidéosurveillance pour des raisons de … [indiquer les finalités poursuivies]. Pour tout renseignement, s’adresser au service … ou à … [identifier le service ou la personne compétent], auprès duquel (de laquelle) vous pouvez également exercer votre droit d’accès, conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés


 Information préalable des personnes concernées par un projet de diffusion d’informations à caractère personnel sur Internet

Nous envisageons de diffuser prochainement sur notre site Internet : [http:// www……..], des informations vous concernant dans le cadre de la mise en œuvre de ... [détailler les traitements mis en œuvre]. Ces informations sont les suivantes : … [énumérer les données traitées : exemple : nom, prénom, photographie etc.].

Compte tenu des caractéristiques du réseau Internet que sont la libre captation des informations diffusées et la difficulté, voire l’impossibilité de contrôler l’utilisation qui pourrait en être faite par des tiers, nous vous informons que vous pouvez vous opposer à une telle diffusion. Pour que nous puissions prendre en compte votre refus, merci de nous retourner dûment rempli, daté et signé ce document à … [indiquer le contact ou service].

Attention : En l’absence de réponse de votre part dans un délai d’un mois à compter de la réception de cette lettre d’information préalable, votre accord sera réputé acquis. Vous pourrez toutefois nous faire part ultérieurement, à tout moment, de votre souhait que la diffusion de vos données sur Internet cesse. Nous vous rappelons que vous disposez d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données qui vous concernent. Pour exercer ce droit, adressez-vous à …. [indiquer le contact ou service]

Je soussigné(e) : M, Mme, Mlle, Prénom : … refuse à ce jour d’apparaître dans ….. [énumérer les traitements mis en œuvre].

Fait à ….., le …. Signature


 Autorisation de publication d’une photographie ou d’une vidéo (utilisation de l’image soumise au consentement de l’intéressé)

Je soussigné [nom et prénom de la personne photographiée / filmée], autorise par la présente [nom de l’entité qui diffuse] à diffuser la (les) photographie(s) / la (les) vidéo(s) suivantes, sur lesquelles je figure : [identifier précisément la (les) photo(s) ou séquence(s) vidéo : date, contexte de la prise de vue, …] en vue de les mettre en ligne à la disposition de toute personne qui viendra se connecter sur le site internet désigné à l’adresse : http:// [saisir l’adresse du site où seront publiées les images] Valable pour une durée de [durée souhaitée ou indéterminée], cette autorisation pourra être révoquée à tout moment. La présente autorisation est personnelle et incessible, et ne s’applique qu’au support explicitement mentionné. Fait à ….., le …. Signature


 Avertissement à porter sur la page d’accueil d’un site web comportant des données à caractère personnel

" Avertissement : ce site Web comporte des informations nominatives concernant notamment les personnels du CNRS et de ses partenaires. Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, vous disposez d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données vous concernant en ligne sur ce site. Pour exercer ce droit adressez vous [coordonnées du service chargé de la mise en œuvre du site] ou à l’administrateur du site ".

Information à fournir aux internautes dans un espace de discussion Cet espace est destiné à vous permettre d’apporter votre contribution aux thèmes de discussion que nous vous proposons.

Les données qui y figurent ne peuvent être collectées ou utilisées à d’autres fins.

  • Ex de mention d’information en présence d’un modérateur : Un modérateur est susceptible de supprimer, préalablement à sa diffusion, toute contribution qui ne serait pas en relation avec le thème de discussion abordé, la ligne éditoriale du site, ou qui serait contraire à la loi.
  • Ex de mention d’information relative au droit d’accès : Vous disposez d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données qui vous concernent. Vous pouvez, à tout moment, demander que vos contributions à cet espace de discussion soient supprimées. Contact : [indiquer l’adresse où les contributeurs peuvent exercer leur droit d’accès et de rectification]

 Création sur le site Internet d’une rubrique "Informatique et Libertés"

Celle-ci accessible dès la page d’accueil précise :

  • l’usage fait de l’adresse électronique et /ou des coordonnées collectées,
  • aux personnes qui ont communiqué leur adresse électronique et leurs coordonnées qu’elles peuvent à tout moment se faire radier de tout fichier et de tout traitement auxquels ces informations donnent lieu,
  • si les données de connexion sont ou non exploitées sous une forme directement nominative ou pas,
  • la durée de conservation des informations directement nominatives (adresses électronique, coordonnées…) ainsi que la durée de conservation des données de connexion ;
  • ces durées doivent être limitées et proportionnées aux finalités du traitement de telles données ;
  • l’adresse électronique du correspondant ou du service chargé de répondre aux demandes de droit d’accès, de rectification et de suppressions présentes par les internautes. Ce droit devrait pouvoir s’exercer à tout moment en ligne.

 Zones de saisie de texte libre

Information à faire apparaître à l’ouverture d’une zone de saisie permettant à un tiers d’enregistrer des appréciations et commentaires sur d’autres personnes que lui-même.

"Les personnes disposent d’un droit d’accès aux informations contenues dans cette zone de texte. Les informations que vous y inscrivez doivent être PERTINENTES au regard du contexte. Elles ne doivent pas comporter d’appréciation subjective, ni faire apparaître, directement ou indirectement des données de santé, les origines raciales, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, les appartenances syndicales ou les mœurs de la personne concernée."


 Transfert de donnés en dehors de l’union européenne

……………………………………… (Identité du responsable du traitement) dispose(nt) de moyens informatiques destinés à gérer ……………………… (Veuillez indiquer la finalité du traitement, par exemple la gestion des ressources humaines, le gestion de la paie, la maintenance informatique, etc.…).

Les informations enregistrées sont réservées à l’usage du (ou des) service(s) concerné(s) et ne peuvent être communiquées qu’aux destinataires suivants : … (Veuillez préciser les destinataires).

Certains de ces destinataires sont situés en dehors de l’Union Européenne, et en particulier les destinataires suivants (Veuillez indiquer le nom des entités ou services destinataires ainsi que leur pays d’établissement) Ces destinataires auront communication des données suivantes (à préciser, par exemple nom, prénom, matricule, coordonnées professionnelles, salaire, données de connexion…)

La transmission de ces données aux destinataires situés en dehors de l’Union Européenne est destinée à ……………….. (Veuillez indiquer la finalité du transfert des données).

Les garanties suivantes ont été prises pour s’assurer d’un niveau de protection suffisant des données personnelles :

Le pays du ou des destinataires(s) offre un niveau de protection adéquat par décision de la Commission Européenne : ………………………………… (précisez laquelle) ;

Le ou les destinataires(s) adhérent(s) aux principes du Safe Harbour ;

Le transfert de données a été autorisée par la CNIL et est encadré par les clauses contractuelles types établies par la Commission Européenne (préciser le numéro de la délibération autorisant le transfert) ;

Le transfert de données a été autorisée par la CNIL et est encadré par des règles internes validées par la CNIL ;

La société bénéficie d’une des exceptions mentionnées à l’article 69 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée en 2004 : ……………………………….. (préciser laquelle).

Conformément aux articles 39 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004 relatives à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne peut obtenir communication et, le cas échéant, rectification ou suppression des informations la concernant, en s’adressant au service……………………………… (Veuillez citer le nom du service auprès duquel il est possible d’exercer son droit d’accès).

Voir aussi les "Modèles de messages d’information" sur le site de la CNIL

Voir aussi des modèles de message d’information en anglais ICI

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